امحا اسناد و مدارک

جلوگیری از سرقت و افشای اطلاعات محرمانه شما



امحا اسناد چیست؟

یک دستگاه شرید کاغذ در حال امحا اسناد و مدارک رسمی
امحا اسناد چیست؟

هرگاه به سند یا مدرکی نیاز نباشد، بهترین اقدام برای جلوگیری از افشای اطلاعات، امحا اسناد و مدارک مربوطه میباشد. با امحا اسنادی که تاریخ آنها گذشته، میتوان از خسارات جبران ناپذیری که از طریق سرقت و افشای اطلاعات به سازمانها و هویت افراد وارد میشود، جلوگیری کرد.

مزایای امحا اسناد و مدارک
  • دسترسی راحتتر به اسناد و مدارک مهم
  • آزاد شدن فضای بایگانی و کاهش هزینه های نگهداری
  • کاهش خطراتی نظیر آتش سوزی، سرقت و افشای اطلاعات
  • بازیافت کاغذهای باطله و جلوگیری از قطع شدن درختان بیشتر
روشهای امحا اسناد و مدارک
  • خمیر کردن کاغذ
  • شرید کردن کاغذ (خرد کردن)
  • آتش زدن کاغذ !! (مقرون به صرفه نیست و توصیه نمیشود)

راحتترین روش امحا اسناد و مدارک

راحتترین روش امحا اسناد و مدارک

امحا اسناد و مدارک محرمانه (اداری، دولتی، مالی و...) باتوجه به نوع کاغذ آنها معمولا به 2روش خرد کردن یا خمیر کردن انجام میشود. در مجموعه کاغذکده خرد کردن کاغذهای باطله نسبت به خمیر کردن آنها سرعت بیشتری دارد. اگر کاغذها به صورت تفکیک شده و یکدست باشد و از طرفی شامل ضایعاتی مثل کاور پلاستیکی و قفلهای آهنی و... نباشد، امحا اسناد و مدارک به صورت خرد کردن انجام میشود.

البته خرد کردن اسناد نیاز به رعایت یک سری اصول و قوانین خاص میباشد. به طور مثال، این که پس از خرد شدن کاغذها به کجا منتقل میشوند و برای چه کاری مورد استفاده قرار میگیرند. بعضاً دیده شده از کاغذهای رشته شده در سبدهای میوه استفاده میشود. به طور قطع هیچ شرکت دولتی یا خصوصی مایل نیست سربرگ شرکت یا اسناد مالی خود را بین سبدهای میوه مشاهده کند. پس این موضوع اهمیت ویژه ای دارد که پس از خرد شدن، اسناد حتما خمیر شوند. به این صورت اسناد کاملا امحا شده و از طرف دیگر وارد چرخه ی بازیافت میشوند. این روند کار (خرد کرد و پس از آن خمیر شدن اسناد) دقیقا همان مراحلی است که در مجموعه کاغذکده انجام میشود.

کارمند دولت در حال خرد کردن و امحا اسناد و مدارک دولتی

اسناد محرمانه شامل چه مدارکی میشود؟

بایگانی یک اداره دولتی یا شرکت خصوصی و قفسه های اسناد محرمانه
اسناد محرمانه شامل چه مدارکی میشود؟

بطور کلی نمیتوان اسناد محرمانه را در یک خط تعریف کرد، ولی ما به اسنادی که یک یا چند ویژگی از موارد زیر را داشته باشند محرمانه می گوییم و مشخص است که نیاز به امحاء دارند!

  • اسناد مالی و حسابداری شرکت ها و موسسات که مدت زمان استفاده قانونی آنها گذشته است. (طبق ماده 13 قانون تجارت و ماده 34 قانون ارزش افزوده این مدت زمان 10 سال تعیین شده است.)
  • اسناد و مدارک سفارت خانه ها و کنسولگری ها: به جهت محدود بودن مکان نگهداری و ریسک بالای نگهداری کاغذ
  • اطلاعات کارکنان و کارمندان که شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی و آدرس محل زندگی و... می باشد.
  • اسناد مالی مدارس و اوراق امتحانی مدارس یا دانشگاه ها که مدت زمان قانونی آنها گذشته است.
  • اسناد دولتی که مدت اعتبار آنها گذشته و امکان سو استفاده از آنها وجود دارد.
  • مدارک درمانی بیمارستان ها و مدارک پزشکی بیماران: بعد از مدتی اطلاعات بیمار در سیستم ثبت میشود و دیگر نیاز به پرونده پزشکی بیمار نیست.
  • اسناد بانکی و مدارک و پرینت های کاغذی افراد در بانک ها و موسسات مالی

و همچنین تمام اسناد و مدارکی که با سرقت اطلاعات آنها، ممکن است خسارات جبران ناپذیری به یک فرد و یا یک مجموعه خاص وارد شود.

فقط به خرد کردن اسناد محرمانه خود اکتفا نکنید!!!

فقط به خرد کردن اسناد محرمانه خود اکتفا نکنید!!!

حتما ماجرای سفارت آمریکا و دسترسی به پرونده های جاسوسی آنها را حداقل یک بار شنیده اید. همانطور که میدانید اکثر آن مدارک خرد شده بودند و مجدد با چسباندن کنار یکدیگر جمع آوری شدند.
در سال 2011 میلادی دارپا ( آژانس پروژه های پژوهشی پیشرفته دفاعی آمریکا) تصمیم گرفت مسابقه ای برای دانشمندان کامپیوتر برگزار کند که جایزه ای 50 هزار دلاری داشت. هدف از برگزاری این مسابقه توسعه نرم افزاری بود که بتواند اسناد خرد شده را بازسازی و قابل خواندن کند.

خواندن بیشتر
کارمندی در حال خرد کردن اسناد شرکت با دستگاه های اداری کاغذ خرد کن که حجم زیادی کاغذ تولید کرده است

سخن پایانی

مجموعه کاغذکده با تجربه بالا در امر امحا اسناد و مدارک رسمی، محرمانه، نظامی، دولتی، خصوصی و همچنین اوراق امتحانی، بانکی، سفارت خانه ها و... امانت دار اطلاعات شما است.
لازم به ذگر است تمامی مراحل امحاء ، در حضور نماینده رسمی شما انجام میشود.